Matriz Eisenhower: Aprende a diferenciar lo «Urgente» de lo «Importante»

En el artículo de hoy, vamos a hablar de la Matriz Eisenhower para aprende a diferenciar lo «Urgente» de lo «Importante». Es un tema muy importante y suele llevar a confusión.

¿Cuántas veces nos hemos encontrado en nuestro día a día con múltiples tareas pendiente y la dificultad de tener que priorizarlas?

Por un lado tenemos las tareas del día a día, las que son importantes, y las que son urgentes (muchas veces impuestas por terceros).

Diferencias principales entre lo «Urgente» de lo «Importante»

Las tareas “urgentes” son esas que reclaman atención, pero no necesariamente añaden valor.

Las tareas “importantes” son las que aportan valor directo, tienden a posponerse porque no hay urgencia en completarlas.

Matriz Eisenhower

Para ayudar a priorizarlas podemos usar la matriz de Importancia/Urgencia.

También conocida como la caja de Eisenhower, es un marco de trabajo simple muy útil para priorizar las tareas y administrar la carga de trabajo.

Su nombre deriva de Dwight D. Eisenhower, un general del ejército y el presidente número 34 de los Estados Unidos.

Más adelante fue publicitada en el conocido libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey, donde se recomienda el uso de esta matriz como base para administrar lo que hacemos con nuestro tiempo.

Ejemplo de Matriz Matriz Eisenhower:

Nota: La interpretación de esta matriz dependerá de las circunstancias de cada organización, las diferentes políticas de cada sector o departamento, de la duración y complejidad de cada tarea, sus efectos e implicaciones, etc.

Para usarla correctamente, es importante que exista un buen plan de comunicaciones en la empresa, y que todos los implicados en los proyectos y en la gestión de tareas tengan la misma información para poder valorar con un criterio similar cada situación.

En términos generales, el orden de actuación podría determinarse en:

Tareas Nivel 1: Hecho

Estas tareas son de gran valor a la hora de alcanzar los objetivos. Deberíamos realizarlas cuanto antes y si es posible no delegarlas.

Tareas Nivel 2: Planificar

Son tareas que también son de gran valor pero no tienen esa urgencia, por lo tanto las podemos planificar, pero también intentaremos hacerlas nosotros mismos y no delegarlas.

Tareas Nivel 3: Delegado

Estas tareas deben completarse lo antes posible, pero normalmente no es necesario que uno mismo se encargue de ellas, así que podemos delegarlas.

Tareas Nivel 4: Eliminar.

Las tareas que no aportan valor, y que no tienen prioridad. Valorar si tienen sentido o eliminarlas.

Deficiencias del Modelo y mejoras

Algunos expertos reconocen que el modelo Eisenhower está algo «caduco» y que aunque sigue usándose en múltiples organizaciones, debería actualizarse.

Por ejemplo diferenciar entre urgencia real y urgencia subjetiva:

Las urgencias reales: Aquellas en las que si no se lleva a cabo la tarea/acción en una determinada fecha/hora, implicarían afrontar consecuencias negativas o incluso que sea imposible realizarla.

Las urgencias subjetivas: Las que se llevan a cabo para ir tirando o avanzar o que son urgencias para los objetivos de otras personas

O valorar la importancia en base a su impacto, si es o no económico:

El impacto económico: Deberíamos definir a partir de qué cifra económica una tarea o determinados proyectos son prioritarios o establecer comparaciones entre los mismos según su impacto económico al negocio.

El impacto no económico: Todo lo que hace referencia a elementos que no tienen que ver directamente (aunque sí indirectamente) con la economía del proyecto/organización (por ej.: salud de las personas, factores sociales o medioambientales, etc.)

También hay quienes consideran que habría que valorar la «energía» necesaria para llevar a cabo la tarea y ver en qué momento del día sería más óptima su ejecución (optimización del tiempo necesario vs optimización del esfuerzo/energía).

Ahora tu conoces la Matriz Eisenhower para aprende a diferenciar lo «Urgente» de lo «Importante».

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Fuente: CEOLEVEL

Fuente: https://www.entrepreneur.com/article/294059

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